L’importance des bons de transport dans la gestion des chantiers

Le transport des matériaux en BTP doit être rigoureusement suivi pour permettre une bonne gestion des stocks. Pour ce faire, les entreprises de construction peuvent compter sur l’utilisation des bons de transport. De quoi s’agit-il et en quoi participent-ils à la gestion des chantiers ? Toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce qu’un bon de transport pour chantiers ?

En gestion de chantier, un bon de transport est un document qui atteste du transport et de la livraison des matériaux sur le site de construction. Il sert de preuve que les matériaux ont été correctement livrés, conformément à la commande. Ce document comprend généralement des informations essentielles à savoir :

• le nom du fournisseur ;
• le nom du transporteur ;
• la nature des matériaux livrés ;
• les quantités livrées ;
• la date de livraison ;
• et l’heure de la livraison.

Le bon de transport est également signé par la personne responsable sur le chantier pour confirmer la réception des matériaux.

À quoi servent les bons de transport dans la gestion des chantiers ?

Les bons de transport servent à certifier la livraison des matériaux nécessaires à la réalisation des travaux. Ils permettent de suivre l’avancement des livraisons, mais aussi d’assurer la conformité des matériaux reçus. La bonne gestion de ces documents est indispensable pour la réussite des projets de construction. Elle impacte la planification, la traçabilité et le contrôle des coûts. Voici les principales raisons pour lesquelles les bons de transport sont importants dans la gestion des chantiers.

Suivi des livraisons et gestion de l’approvisionnement

Les bons de transport permettent de garantir la disponibilité et la quantité des matériaux nécessaires à la construction. En effet, un chantier est souvent dépendant de la livraison précise de matériaux pour respecter les délais. Un bon de transport bien géré permet de suivre les livraisons en temps réel, en vérifiant si les matériaux correspondent aux commandes.

En l’absence d’un tel suivi, il est facile de perdre une livraison, d’avoir des erreurs dans les quantités ou de rencontrer des problèmes d’approvisionnement. Cela peut entraîner des retards importants, qui à leur tour affectent la progression du chantier, les coûts et les relations avec les clients. Le bon de transport assure une coordination efficace entre les équipes sur le terrain, les fournisseurs et les transporteurs.

Traçabilité et gestion des stocks

Ces documents permettent de vérifier et d’enregistrer les matériaux reçus à chaque étape du chantier. Lorsqu’ils sont numérisés, ils offrent une traçabilité complète, depuis la commande du fournisseur jusqu’à la réception finale sur le chantier.

Cela permet une gestion précise des stocks, surtout en ce qui concerne les matériaux périssables ou ceux soumis à des conditions de stockage particulières. La traçabilité des matériaux devient donc plus transparente et évite les erreurs de gestion des ressources.

Simplification de la facturation

Les bons de transport servent de base pour vérifier les factures des fournisseurs et des transporteurs. Pour ce faire, il suffit d’associer chaque bon de transport à une livraison. Ainsi, les entreprises de construction peuvent comparer les quantités livrées avec celles commandées et s’assurer que la facturation est correcte.

Lorsqu’ils sont gérés de manière numérique, les bons de transport permettent également d’automatiser les calculs des coûts liés aux livraisons. De plus, la possibilité de ventiler les bons de transport par ouvrage ou par phase du projet permet un suivi budgétaire détaillé. Ce qui favorise l’anticipation des dépassements ou des économies possibles.

Gain de temps et efficacité administrative

Les bons de transport assurent aussi la simplification et l’automatisation de la gestion administrative sur les chantiers. Leur numérisation accélère leur gestion, leur archivage et leur consultation. Cela permet de gagner du temps pour les équipes administratives et opérationnelles. De plus, les autorités de contrôle et les organismes d’audit exigent souvent la présentation de bons de transport. Ils s’en servent pour vérifier que les matériaux utilisés sont conformes aux normes en vigueur.

Pourquoi digitaliser les bons de transport ?

La digitalisation des bons de transport répond aux défis opérationnels du secteur du BTP. Elle permet d’accélérer les processus, de garantir une meilleure visibilité des données et d’assurer une plus grande conformité réglementaire. Elle améliore donc tous les principaux avantages liés aux bons de transport.

Accélération du processus de réception des matériaux

Dans la gestion traditionnelle, les bons de transport papier doivent être saisis manuellement dans les systèmes de gestion. Ce qui implique un travail chronophage et des risques d’erreur. Aujourd’hui, à travers les technologies de numérisation et de traitement de l’information, le bon de transport digitalisé peut être scanné instantanément.

La numérisation assure ainsi une intégration rapide des informations dans les bases de données. Cela permet aux équipes de chantier d’accélérer le processus de vérification et de comptabilisation des matériaux reçus. L’entreprise n’aura d’ailleurs plus à se soucier des retards potentiels liés aux erreurs de saisie manuelle.

La digitalisation permet également de transmettre les informations en temps réel à l’ensemble des parties prenantes. En quelques clics, les chefs de chantier et les responsables logistiques peuvent accéder aux données actualisées. L’entreprise dispose ainsi d’une visibilité optimale des livraisons sur le terrain et s’assure d’une gestion proactive des flux de matériaux.

Optimisation de la traçabilité

L’un des bénéfices les plus évidents de la digitalisation des bons de transport est l’amélioration de la traçabilité. Sur un chantier, les matériaux sont nombreux et les livraisons sont assez fréquentes. Il est donc essentiel de pouvoir suivre chaque mouvement de manière précise pour garantir l’avancement conforme du projet. En numérisant les bons de transport, chaque étape de la chaîne logistique est enregistrée dans un système centralisé. Cela facilite la traçabilité des matériaux.

Gestion efficace des coûts

Les marges bénéficiaires sont parfois très étroites dans le secteur du BTP. Chaque dépense doit donc être contrôlée rigoureusement. Avec un système digitalisé, les entreprises peuvent suivre précisément les coûts associés aux livraisons de matériaux, en l’occurrence les frais de transport. Les bons digitalisés permettent de calculer automatiquement les coûts par période de facturation et de vérifier les factures sans effort.

Conformité renforcée et facilitation des audits

La gestion numérique des bons de transport permet enfin une meilleure conformité aux normes réglementaires et facilite les audits. Les bons de transport digitalisés permettent de conserver un historique précis et facilement accessible des livraisons, fournissant une preuve claire des opérations logistiques. En cas d’audit ou de contrôle, il est possible d’accéder rapidement aux données archivées.

De plus, la digitalisation des bons de transport garantit que les informations sont conservées de manière sécurisée et non altérable. Cela peut être essentiel pour éviter tout litige. C’est également très utile pour garantir la conformité aux normes environnementales, surtout celles liées aux émissions de CO2 et à l’empreinte carbone des matériaux.

Concrete Dispatch : une solution pratique pour les bons de transport

La plateforme Concrete Dispatch offre une solution numérique avancée pour digitaliser les bons de transport. Elle permet aux entreprises de construction de bénéficier d’une technologie intuitive et flexible, conçue pour optimiser chaque étape du suivi des matériaux. Voici concrètement ce que propose cette plateforme.

Digitalisation instantanée des bons de transport

Concrete Dispatch vous permet de scanner et de numériser instantanément les bons de transport dès leur réception. De fait, toutes les informations pertinentes (quantités, type de matériaux, fournisseurs) sont enregistrées de manière précise et instantanée dans la plateforme. En pratique, cette méthode réduit considérablement le risque d’erreurs humaines.

Centralisation des bons de transport sur une seule plateforme

Avec Concrete Dispatch, tous les bons de transport sont automatiquement intégrés dans un système centralisé, accessible en ligne. Chaque document numérisé est stocké de manière sécurisée et peut être consulté à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté. Ça réduit la paperasse physique et facilite l’accès aux informations plus rapide et plus pratique.

Suivi en temps réel des livraisons et des matériaux

Une fois les bons de transport numérisés, Concrete Dispatch offre un suivi en temps réel des livraisons de matériaux sur le chantier. Les informations sur chaque livraison sont automatiquement mises à jour et intégrées dans le système. Ainsi, les équipes peuvent :

• suivre l’avancement des livraisons ;
• vérifier la conformité des quantités livrées ;
• et contrôler la réception des matériaux.

Ce suivi en temps réel contribue à garantir que les matériaux nécessaires sont présents sur le chantier au moment voulu.

Archivage automatique et sécurisé des bons de transport

Concrete Dispatch simplifie l’archivage des bons de transport numérisés. En effet, après digitalisation, ils sont automatiquement archivés et organisés dans un espace sécurisé. Les entreprises peuvent facilement retrouver et consulter ces documents à tout moment. Cela simplifie non seulement l’accès aux bons pour les équipes de gestion, mais aussi la préparation des rapports financiers et des dossiers d’audit. Un archivage numérique est également plus sécurisé. Il réduit le risque de perte ou de détérioration des documents papier.

Contrôle qualité et détection des erreurs de livraison

Cette plateforme dispose d’un système de contrôle qualité intégré. Lorsque les bons de transport sont enregistrés dans la plateforme, ils sont associés à des contrôles qualité automatisés. Il peut en effet y avoir des anomalies telles qu’une erreur dans les quantités livrées ou une non-conformité par rapport à la commande. Dans ces cas, la plateforme génère des alertes. Cela permet d’identifier rapidement les erreurs de livraison et de prendre des mesures correctives avant qu’elles n’affectent l’avancement du chantier.

Facilité d’exportation et de reporting

Avec Concrete Dispatch, les utilisateurs peuvent générer des rapports détaillés et personnalisés pour avoir une vue d’ensemble sur les performances logistiques du chantier. Ces rapports peuvent être utilisés pour :

• analyser les livraisons passées ;
• prévoir les besoins en matériaux ;
• et optimiser la gestion des ressources.

L’exportation des données est aussi utile pour la gestion des contrats avec les fournisseurs.

Que retenir ?

Les bons transports facilitent grandement la gestion des matériaux sur le chantier. Ils sont très utiles pour accélérer les tâches administratives, surtout sur les grands chantiers. Toutefois, leur version papier peut présenter d’énormes défis en matière de traitement et de conservation. Il est donc recommandé de recourir à une version numérique comme celle proposée par Concrete Dispatch.